Nejlepší software pro sledování času v roce 2020

Pokud jste zde, znamená to, že hledáte software pro sledování času, který budete používat sami nebo se svým týmem. Ale vybrat si jednu nebo dokonce vybrat několik vyzkoušet, může být matoucí a skličující úkol s více než 100 aplikací k dispozici venku.

Abychom vám ušetřili drahocenný čas, odvedli jsme těžkou práci při důkladném průzkumu trhu a testování aplikací a přišli jsme se seznamem 11 softwarů pro sledování času, které jsou „la crème de la crème“.

Nástroje pro sledování času, které vytvořily náš seznam, jsou:

  • Paymo - plnohodnotná aplikace pro správu práce s funkcí sledování času a účetnictví, která vám pomůže spravovat projekty od začátku do konce
  • Sklizeň - nástroj pro sledování a fakturaci času, který usnadňuje doručení projektu a fakturaci
  • TSheets - řešení spárované s rozpoznáváním obličeje pro zaměstnance, kteří pracují mimo kancelář
  • Toggl - časoměřič, vizuální zprávy a týmové statistiky pro jakoukoli velikost společnosti
  • Hubstaff - časoměřič, který sleduje vaši aktivitu pomocí náhodných snímků obrazovky na ploše
  • Včasné - nástroj, který sleduje čas a vytváří plány a automatické časové rozvrhy současně
  • TimeCamp - aplikace pro sledování a fakturaci času s rozsáhlým seznamem integrací
  • TrackingTime - nástroj pro sledování času na opakující se úkoly a plánování opakujících se událostí
  • Time Doctor - automatické sledování času, mzdový modul a snímky obrazovky z počítače v jedné aplikaci
  • RescueTime - blokujte rušivé webové stránky a stanovte si cíle, abyste zlepšili svou produktivitu pomocí sledování času
  • Workpuls - nástroj pro sledování zaměstnanců s automatickým sledováním času

Proč je sledování času důležité

Pokud ještě nejste přesvědčeni o užitečnosti sledování času, podívejte se na následující výhody:

  • Identifikace nepodstatných úkolů: Nemáte dostatek času na to, abyste strávili jen nějakou činností. Sledování času vám může pomoci nahradit nedůležité úkoly produktivními. Tato data můžete exportovat do přehledů a časových výkazů, takže je můžete použít pro další projekty, abyste se vyhnuli plýtvání časem. To je další důvod, proč byste měli spárovat sledování času se správou úloh. Ještě lepší je, pokud jsou tyto dvě funkce součástí stejné nativní aplikace, aby se zabránilo nepořádku dat.
  • Vylepšete odhady času: Můžete použít dříve sledované časové záznamy jako hlavní ukazatel pro své budoucí projekty. Prostřednictvím nich budete provádět lepší odhady pro následující úkoly a stanovit přesnější termíny pro podobné projekty. Sledování jejich vývoje v čase vám může pomoci zjistit, zda pracovník bude mít čas na dokončení úkolu na základě svých minulých činností. Zaměstnanci, kteří nejsou přihlášeni, se mohou také starat o práci ostatních a dosáhnout rychlejších výsledků, pokud mají správné dovednosti.
  • Získejte odměnu spravedlivě: Pokud jste na volné noze s placenými hodinami, časoměřiče vám pomohou získat částku, kterou si zasloužíte. Může eliminovat dohady a nepříjemné rozhovory s problematickými klienty, kteří nejsou ochotni spolupracovat nebo váhají při rozhodování o výši odměny. Doklady o své práci budete mít bezpečně uložené online a měřené každou sekundu se všemi svými časovými záznamy.

V našem testu jsme se dívali pouze na aplikace, jejichž sledování času je nativní funkcí.

Pokud již pro správu práce používáte aplikaci, ale nemáte modul pro sledování času, řešením může být integrace s aplikací pro sledování času. Přesto to nedoporučujeme, protože by to mohlo přinést další složitost nebo zvýšit vaše náklady.

Sledování času funguje ještě lépe, když je spárujete s dalšími funkcemi. Potřebujete správu úkolů, abyste mohli sledovat své každodenní povinnosti a funkčnost pro vytváření sestav na základě vaší práce, která měří výkon a monitoruje minulé aktivity pro budoucí použití. Další pěkné funkce, jako je automatické sledování času, plánování zdrojů pro týmy nebo účetní funkce, pomáhají celkovému řízení práce vyvážením vašeho času, rozpočtu a lidských zdrojů. Kromě toho již nebudete muset při plnění úkolů přepínat mezi aplikacemi, nástroji a technikami.

Podívejte se na našeho průvodce správou úloh a zjistěte více o tom, jak můžete stanovit priority a uspořádat své úkoly pomocí příslušných nástrojů a technik.

Klíčová kritéria pro výběr nástrojů pro sledování času

Zde je sedm klíčových faktorů, které jsme zohlednili při kontrole softwaru pro sledování času v této příručce:

  • Hlavní vlastnosti: Nejdůležitější věci, které by měly ovlivnit vaše rozhodnutí, jsou hlavní funkce nástroje. Správa úkolů a zprávy jsou nezbytné. Funkce, jako je automatické sledování času nebo fakturace, přinášejí přidanou hodnotu a mohou znamenat rozdíl mezi skvělou aplikací a aplikací, která v tuto chvíli provede tuto práci. Týmy mohou také používat plánování zdrojů spolu se sledováním času, ale tato funkce je pro jednotlivce zbytečná. Před výběrem finálního produktu se poraďte se svým týmem a zjistěte, jaké jsou jejich vlastní potřeby kromě požadavků vašeho projektu.
  • Proces na palubě: Prošli jsme každým krokem procesu na palubě, abychom zjistili, jaké snadné je pro uživatele seznámit se s novým nástrojem. Některá výhoda procesu onboardingu zahrnují návody, návody, zákaznickou podporu, bezplatné zdroje nebo šablony a další užitečné funkce, které vám mohou pomoci začít rychleji. Proč se tím obtěžovat? Protože aplikaci pro sledování času budete moci plně využívat od samého začátku pouze prostřednictvím jasného a podrobného procesu na palubě.
  • Cena: Přemýšlejte o svém stávajícím rozpočtu a za to, za co chcete zaplatit. Některé nástroje zpoplatňují další uživatele, takže je třeba zvážit počet aktivních uživatelů v aplikaci současně. Nezapomeňte spočítat dodatečné náklady, s nimiž se můžete setkat při nástupu nových zaměstnanců nebo při přenosu existujících projektových dat, dokumentace a rozvrhů týmů na platformu. Také občas sledujte všechny speciální nabídky.
  • Podpora: Možná se budete muset uchýlit k zákaznické podpoře v každém okamžiku bez ohledu na to, jak je váš tým připraven, pokud jde o technické dovednosti. Podpora produktu by měla být snadno dostupná, abyste mohli rychle získat pomoc. Prohlédněte si dostupné jazyky, abyste se vyhnuli jakýmkoli problémům s komunikací. Věnujte však pozornost - míra nabízené podpory se může spoléhat na úroveň předplatného. U některých aplikací může být rozhovor se správcem účtu k dispozici pouze s prémiovými plány, proto zvažte, kolik peněz jste připraveni zavázat.
  • Recenze: I když každý nástroj funguje pro každou firmu odlišným způsobem, můžete se podívat na to, co musí existující uživatelé říci. Capterra a G2 jsou dvě spolehlivé platformy pro kontrolu uživatelů, jejichž cílem je poskytnout objektivní zpětnou vazbu od uživatelů. Tyto recenze slouží jako základní orientace aspektů, které musíte analyzovat a otestovat, než se rozhodnete, zda je nástroj pro vaši firmu vhodný.
  • Ocenění: Některé z nejlepších produktů získávají ocenění. To platí, pokud se nezabýváme novou aplikací, která dosud neměla šanci být nominována na jednu. Tisková stránka každého nástroje často zdůrazňuje ceny, které získali v průběhu let, a důvody pro jejich obdržení.
  • Další funkce: Přemýšlejte o jakékoli další funkci, která byste mohli potřebovat, od sledování GPS a integrací, přes systém schvalování časového rozvrhu, mzdové funkce nebo dokonce čistý nebo barevný design, aby váš tým zůstal v kontaktu.

Tip: Vezměte těchto sedm faktorů a ohodnoťte je podle svých potřeb. Nejprve vytvořte tabulku. Poté si zapište své funkce, které musíte mít (za každou z nich dejte 5 bodů), funkce hezké (2 body za každou) a bonusové funkce (1 bod za každou z nich). Přidejte si vše a vytvořte si vlastní hodnocení nástrojů a vytvořte si vlastní vrchol, který otestujete, než si jeden vyberete.

Paymo

Paymo je software pro správu projektů, řízení práce a sledování času, který pomáhá profesionálům v oblasti správy a na volné noze dodávat projekty po celou dobu jejich životního cyklu.

Společnost existuje zhruba od roku 2008 a původně začala jako aplikace pro sledování času a fakturaci. Na základě zpětné vazby od uživatelů se postupně změnila na plnohodnotnou platformu pro řízení projektů.

S uživateli z více než 50 zemí je Paymo zavedená aplikace, na kterou se přibližně 4 000 společností a 40 000 nezávislých pracovníků (~ 70 000 uživatelů) spoléhá na to, že jim pomohou spravovat svůj čas a projekty od začátku do konce. Jeho hlavním cílem je pomoci vám udržet veškerou práci na jednom místě a zároveň zjednodušit pracovní postup pro efektivnější správu úkolů.

Nejlepší pro:

Malé a střední podniky, agentury, konzultanti, právnické a architektonické firmy a nezávislí pracovníci, kteří se zabývají více klientskými projekty a chtějí mít možnost sledovat svůj čas, sledovat finance a organizovat zdroje z jednoho místa.

Proč říkáme, že je to úžasné

Moderní a intuitivní software pro podniky založené na projektech, který pomáhá vašemu týmu řídit projekty po celou dobu jejich životního cyklu. Naplánujte a naplánujte své projekty, spolupracujte se svým týmem, sdílejte soubory, sledujte čas a ujistěte se, že zůstanete v rozpočtu.

Top 5 funkcí

1) Dostupnost: Můžete se přesně rozhodnout, jak a ze kterého zařízení chcete sledovat čas. Paymo je k dispozici jako webový časovač, stolní aplikace, mobilní aplikace (funguje i offline) a dokonce jako automatický stolní měřič času (PaymoPlus). K dispozici je také integrace Adobe pro kreativy, které chtějí sledovat svůj čas v produktech Adobe, aniž by musely přepínat mezi různými aplikacemi.

2) Plánování zdrojů: Abyste mohli vypočítat zdroje potřebné k realizaci projektu, podívejte se na aktivitu svého týmu. To může pomoci tomu, kdo bude pracovat na tom, co a kdy, nebo zkontrolovat kapacitu uživatele, aby se zabránilo vyhoření zaměstnanců. Snadno spravujte přidělování zdrojů a dávejte svým zaměstnancům správné úkoly na základě toho, co v minulosti udělali.

3) Oblast časového rozvrhu: Zobrazujte a spravujte své časové záznamy na denní / týdenní / měsíční / agendové bázi, přidejte hromadný čas nebo importujte čas přímo ze svých rezervací.

4) Časové zprávy: Vytvářejte časové zprávy na základě sledovaného času a získejte podrobný přehled o tom, jak trávíte čas vy nebo vašeho týmu. Vyberte si z flexibilního seskupení, podskupin v hierarchii přehledů, podpory stavu projektu a zahrňte ID projektu a ID úkolů pro další přizpůsobení.

5) Účetnictví: Vystavujte faktury na základě množství času stráveného na úkolech nebo projektech, sledujte výdaje nebo vytvářejte odhady pro klienty. Můžete také vytvářet faktury od nuly a používat integraci s platebními branami, jako jsou PayPal, PayPal, Payflow, Stripe, Authorize.net a Stripe.

Jak snadné je začít

Během procesu nastupování si vyberete upřednostňované použití nástroje (plánujte projekty, sledujte čas, spravujte úkoly nebo fakturujte). Existuje 9 různých šablon projektů, z nichž si můžete vybrat, abyste mohli začít s prací. K dispozici je také podrobná databáze znalostí, která prozkoumává pokročilejší funkce. Kromě toho existuje komunitní fórum klientů a podrobná znalostní báze, která prozkoumává pokročilejší funkce. Naši manažeři úspěchu zákazníků, kteří vám mohou pomoci s aktivací účtu během celého procesu na palubě, vás také budou kontaktovat.

Ceny

Můžete si vybrat z 3 cenových plánů podle velikosti vaší firmy a funkcí, které byste mohli potřebovat:

  • Zdarma (pro 1 uživatele: nezávislí a jednotliví uživatelé): seznamy jednoduchých úkolů pro vaše úkoly, Kanban Boards pro lepší vizuální pohled na vaše úkoly, Meta Kanban, sledování času, abyste byli motivováni, Desktop a mobilní aplikace pro sledování času offline , Rozšíření Adobe CC pro kreativy a Reporting. Také získáte úložiště 1 GB, sdílení souborů, komunitní podporu k řešení problémů, se kterými se můžete setkat, API, 3 faktury / účet, abyste získali představu o tom, jak snadné je připojit data k fakturám, které odesíláte svým klientům .
  • Malá kancelář (11,95 $ / uživatel / měsíc): Můžete získat funkce bezplatného plánu + faktury, odhady a výdaje, pokročilé řízení úloh, které vám pomohou spravovat větší projekty a týmy, šablony projektů, abyste se vyhnuli plýtvání časem se základy, řídicí panel pro dohled nad vašimi projektová a týmová aktivita a 50 GB pro uložení vašich souborů. Budete také moci použít pokročilé přehledy pro své manažery a podrobně přehlédnout stav a výsledky projektu svým klientům, integrace s dalšími nástroji, které používáte.
  • Podnikání (18,95 $ / uživatel / měsíc): Můžete získat funkce Small office plan + Plánování zdrojů pro udržení kontroly nad aktivitou vašeho týmu, Ganttovy grafy, Ganttův diagram portfolia a Online Remote Assistance pro rychlé zodpovězení vašich dotazů. Tento plán také poskytuje neomezené úložiště, takže si nikdy nebudete dělat starosti s tím, kde si budete data uchovávat.

Na roční platby se nabízí 20% sleva.

Aplikace také podporuje školy, vysoké školy a univerzity po celém světě tím, že nabízí bezplatné předplatné na 1 rok bez omezení funkcí. Paymo také podporuje každého, kdo chce pro společnost dělat dobro, protože neziskové organizace mají nárok na 50% slevu.

Výrok

Jsme hrdí, že jsme zaznamenali 4,5 / 5 na Capterře a 4,5 / 5 na G2. Aplikace také získala řadu ocenění včetně: Nejužitečnějšího softwaru PM (Index použitelnosti správy projektů G2 | Léto 2017), Software pro sledování času s nejhladší implementací (Léto G2 2017), Nejlepší software ROI PM (Léto G2 2017) , Software PM s nejhladší implementací (G2 Léto 2017) a Cena Velké uživatelské zkušenosti 2017 (FinancesOnline).

Paymo má nejlepší bezplatný plán pro jednotlivce a mohl by se snadno zařadit mezi tři nejlepší software z hlediska funkce sledování času. Pokročili jste s pokročilými funkcemi správy úloh, plánováním zdrojů a účetními moduly, pokud chcete spravovat projekty od začátku do konce spolu se svým týmem. Nejpozoruhodnější je, že si můžete vybrat jakýkoli způsob sledování času, který chcete. Platforma by mohla být ještě lepší, kdyby v blízké budoucnosti měla funkce, jako je sledování GPS, schválení časového rozvrhu nebo mzdový systém.

Sklizeň

Harvest mohou všichni využívat velké společnosti, menší podniky a živnostníci. Zahájen v roce 2006, jejich cílem je dělat věci způsobem sklizně. To znamená být čestný, vracet, inovovat a naslouchat potřebám zákazníků.

Harvest nabízí řešení pro sledování času a fakturaci pod stejnou střechou. Tento nástroj propojuje obě funkce, takže můžete být placeni na základě sledovaných časových položek, aniž byste exportovali data do jiného systému.

Nejlepší pro:

Na volné noze, malé, střední a velké týmy, které chtějí integrovat sledování času se svými oblíbenými nástroji.

Proč říkají, že je to úžasné

Software pro sledování času pro ty, kteří ocení přehled.

Top 5 funkcí

1) Sledování času a správa výdajů: Sledujte čas pro konkrétní klienty, projekty, úkoly a zaměstnance, aby si udrželi kontrolu nad všemi činnostmi prostřednictvím webového časovače. Nemějte obavy, e-mailová připomenutí obdržíte, pokud je necháte příliš dlouho na to, abyste tento problém vyřešili. Pokud jste však zapomněli začít, přidejte do oblasti týdenních výkazů hromadně čas. Bonus: Pořiďte fotografii a přidejte ji k nákladu pomocí mobilní aplikace a poskytněte důkaz svých výdajů.

2) Přehled týmu: Sledujte, kdo sleduje čas a kdy pracuje na konkrétním projektu, a kdo je přepracovaný, aby se zabránilo vyhoření. Můžete upravit časové záznamy a rozdělit je na fakturovatelné nebo neúčtovatelné hodiny pro podrobnější zprávy. Pro lepší dohled nad týmem můžete také použít systém schvalování časového rozvrhu.

3) Vizuální zprávy: Zkontrolujte časové záznamy a porovnejte je s původním rozpočtem projektu, abyste zjistili, zda jste na dobré cestě. Ve zprávách se také zobrazuje částka, kterou je třeba vyfakturovat, abyste mohli vyfakturovat.

4) Fakturační modul: Fakturujte klientům na základě sledovaného času, zasílejte faktury e-mailem a dostávejte platby online prostřednictvím Stripe nebo PayPal. K dispozici je také nativní integrace s Xero a Quickbooky, což je užitečné, pokud již některou z těchto aplikací používáte.

5) Plánování: Prostřednictvím jejich sesterské aplikace Forecast si můžete rezervovat projekty předem a porovnat čas sledovaný v Harvestu s časem naplánovaným v Forecastu.

Jak snadné je začít

Po registraci obdržíte uvítací e-mail, který vám umožní začít a vytvářet svůj první projekt. Souběžně získáte také přístup k bezplatným rozvrhům a fakturačním šablonám, vzdělávacím materiálům pro sledování času, webinářům (plánovaným a zaznamenaným) a ke znalostní bázi s návody a průvodci krok za krokem.

Ceny

Po skončení platnosti zkušební verze si můžete vybrat ze dvou plánů, z nichž každý přidává další funkce:

  • Zdarma: Je to pro 1 osobu, 2 projekty a dostanete neomezené faktury a klienty. Nemůžete nahrát logo společnosti, připojit soubory k fakturám, integrovat se do QuickBooks Online ani importovat data. Když se zaregistrujete, obdržíte nejprve plnohodnotnou 30denní bezplatnou zkušební verzi. Po vypršení platnosti budete moci bezplatný tarif použít, dokud neaktualizujete.
  • Pro: $ 12 / osoba / měsíc nebo 10,8 $ / osoba / měsíc (10% sleva na roční platby): 2+ lidé, neomezené projekty, neomezené klienty, neomezená fakturace, systém schvalování časového rozvrhu, který také umožňuje manažerům mít přehled o činnosti svého týmu .

Za funkci plánování budete muset platit zvlášť, Harvest Forecast. (5 $ / měsíc, neomezený počet uživatelů a projektů)

Všechny plány zahrnují sledování času a výdajů, výkonné vykazování, neomezené faktury a odhady, upozornění na rozpočet projektu, schválení časového výkazu, integraci se 100 a více aplikacemi, aplikace pro iOS, Android a Mac, zabezpečení na úrovni banky a telefonickou a e-mailovou podporu.

Dostupnost: web, iOS, Android, Mac a jako plug-in pro Chrome a Safari.

Výrok

Zdá se, že většina uživatelů má dobrý názor na Harvest, protože tento nástroj dostal 4,5 z 5 (Capterra) a 4,3 z 5 (G2).

Kdybychom měli vybrat nejlepší nástroje pro sledování času a účetnictví, Harvest by udělal naše tři nejlepší. Proč? Protože je to skvělý příklad nástroje, který kombinuje sledování času s účetními funkcemi, které usnadňují dodávání projektů a fakturaci. Navíc díky jejich integraci s Xero a QuickBooks je výhodnější pro uživatele, kteří již tyto nástroje používají pro účetnictví nebo účetnictví.

Těšíme se na možné zavedení modulu Opakující se fakturace, který celý proces plateb a fakturace usnadní opakovaným zákazníkům. Sledovač zobrazuje vaše časy po uplynutí každé minuty. Začátečníci, kteří se cítí motivováni, když uvidí, že jejich vteřiny rychle procházejí, ocení přesnější časovač, který sleduje každou sekundu vaší práce.

Můžete si vyzkoušet tento nástroj s 30denní bezplatnou zkušební verzí a vyzkoušet jej spolu s jeho 100+ integracemi nebo použít vlastní API pro konfiguraci svého vlastního.

„Přečtěte si celý seznam na našem blogu“